2020年03月24日

ジャパネット流会議改革、進行中です!社内制度働き方改革

ジャパネット流会議改革、進行中です!

こんにちは!
ジャパネットグループ 採用担当 石井です。

ジャパネットでは、2015年から働き方改革を実施しています。
今回はその中の会議改革についてご紹介します。

休暇制度や、残業時間の規制など福利厚生に関わることだけでなく
限られた時間に生産性高く働くために、

「仕事の選択と集中」
「システム活用で無駄を削減」
「職場環境改善」
の3つの点から生産性が上がる職場環境づくりを行っています。

今回は、3/1から始まった新しい会議ルールについてご紹介します。
それはズバリ、
「9~10時、12時~14時、18時以降は会議・商談・会合禁止!」です。

この会議改革では、

  • 無駄な会議を減らして、戦略や企画、改善などを考える時を増やすこと
  • 限られた時間で実施することで、会議の質を高めること
を主な目的にしています。

このルールを実施する前に全社で会議の見直しを行いました。なんと、社員の中で一番会議に参加している社員は、80時間/月以上も会議や商談に時間を費やしていたことが発覚しました・・・!

その会議に「かけた時間以上に価値があるかどうか」を基準に全社員で会議の内容や実施時間の洗い出しを行い、定例で行うものは時間や頻度の見直し・内容によっては廃止を決めました。

ジャパネット流会議改革、進行中です!

今回の会議改革の判断の基準は「ECRS(改善の4原則)」をもとに行っています。

E(Eliminate:排除)

  • アサインされたからといってむやみやたらに参加するのではなく、その会議でどのような価値を生み出せるかを考える(生み出せないなら辞退)
  • 参加者が全力で挑めないような(準備ができていない)会議は時間の無駄なので実施をしない。アサインもしない。

C(Combine:結合)

  • 部門長との会議の前に、所属長で集まる必要があるか?班で集まる必要があるか?を考える。
  • 資料や制作物の上長確認は、会議NG時間帯にメールでまとめて確認する。

R(Rearrange:交換)

  • 進んでないMBOの進捗報告を1時間するのであれば、1時間MBO(※)を進める時間にする。
  • いきなり「決裁」で持ち込むのではなく、早めに方向性を確認して軌道修正する。

S(Simplify:簡素化)

  • 会議の目的を明確にし、それぞれのフェーズに応じて時間のかけ方、発表の仕方等を変える。
  • 会議の上限時間は、多くても1か月60時間以内に収まるようにする。

会議改革など、これまでのルールや習慣を変えていくことは心理的なハードルも高く負担も大きいものです。こういった明確な基準やルールを設けることで本当に必要な会議に集中して参加し、より生産的で成果を出す仕組みを構築している真っただ中です。
試行錯誤を繰り返しながら、社員全員が生産性高くそして成果を出し続ける組織を目指しています。